3. Documents textuels

3.1. PDF

Le format PDF (Portable Document Format, extension : pdf, type MIME : application/pdf) est une évolution du format PostScript (extension : ps, type MIME : application/postscript), tous deux créés par la société Adobe. PDF est maintenant un format ouvert normalisé par l'ISO (sous le nom PDF/A-1 ou ISO-19005-1), même si certaines extensions restent la propriété d'Adobe. On peut lire les documents PDF à l'aide de nombreux logiciels, dont le principal est Adobe Reader (anciennement Acrobat Reader).

Les formats PostScript et PDF sont essentiellement des formats de description de page. Ils décrivent chaque page d'un document en précisant où placer quoi. C'est un format très général, susceptible de contenir tous types de textes ou d'images fixes.

Le PDF est destiné à représenter des documents à imprimer (sans modifications) ou des formulaires à renseigner (généralement pour impression, éventuellement pour télétransmission). C'est, en particulier, le format privilégié de la GED (gestion électronique de document). Il est recommandé pour la GED par la DGME (Direction Générale de la Modernisation de l’État).

Attention : si on veut que les pages d'un fichier PDF soient rendues exactement comme chez leur concepteur, il est nécessaire que ce fichier inclue toutes les fontes (dessins des caractères) employés. Ceci est généralement l'option par défaut des principaux logiciels de création de PDF.

La suite bureautique LibreOffice (ou OpenOffice) permet de créer des PDF à partir de tout document, d'une façon similaire à une impression. Ceci est très facile et permet de faire des liens hypertextes et de définir la résolution des images. Problème : si le document n’a pas été conçu avec OpenOffice, il peut y avoir des défauts de mise en page ou de mise en forme. Microsoft a indiqué que sa prochaine version de Word permettra de faire du PDF nativement.

Le PDF permet de protéger des documents (important pour les documents en ligne). Il est possible d’autoriser ou non l’impression et la modification. La lecture peut être protégée par une licence dans le cas des livres électroniques et des abonnements à des bibliothèques virtuelles par exemple. Les logiciels d'Adobe incorporent un système de gestion électronique des droits (DRM).

Il existe une version de PDF destinée spécifiquement à la chaîne graphique : PDF/X.

3.2. Traitements de texte

Quand on veut transmettre un document de façon qu'il puisse être modifié par son destinataire, il faut choisir un format de traitement de texte.

Traditionnellement on recommandait le format RTF, bien compris par la plupart des logiciels de traitement de texte. Aujourd'hui, il est plus efficace d'utiliser le format « Word 97/2000/XP », qui est plus riche et mieux interprété par les principaux traitements de texte que le format RTF. Pour échanger avec des utilisateurs disposant d'un traitement de texte propriétaire plus ancien, il faudra parfois choisir le format « Word 6 ».

Attention : nombre d'utilisateurs de versions plus récentes de Microsoft office ont tendance à enregistrer leurs documents dans un format trop récent pour être bien compris des autres logiciels (Word XML 2003 ou docx).

Les logiciels de la suite OpenOffice utilisent les formats ouverts ODF (open document format) : ODT, ODS... Pour l'instant ces formats ne sont pas encore lus par Microsoft office, il est donc préférable de les éviter quand on ne connais pas le logiciel employé par le destinataire. Ce format, porté par un consortium qui appelé OASIS, doit être présenté à l’ISO en vue de devenir un standard. La DMGE recommande ce format de fichier pour le traitement de texte (en utilisant OpenOffice).

Quand un document doit être travaillé à plusieurs mains, il peut être utile d'activer le suivi de révisions, qui permet de suivre les modifications apportées par chaque rédacteur.

3.3. Technologie web

Quand un document n'est pas destiné à être modifié (traitement de texte) et ne nécessite pas une impression (PDF) mais seulement une lecture à l'écran, le plus élégant/efficace est d'utiliser soit du texte brut (sans format, par exemple le corps d'un courrier électronique) soit un document HTML.

Quand le document présente un intérêt économique ou une importance particulière (newsletter, p.ex.), il peut être approprié de prévoir une feuille de style élaborée tenant compte des différentes situations de lecture, y compris les cas d'impression papier.